La fonction principale du chancelier au sein de la Curie, à moins qu’un droit particulier n’en dispose autrement, est de veiller à ce que les actes de la curie soient rédigés, expédiés et conservés aux archives de la curie (CIC, Can. 482 §).

La fonction de chancelier est fondamentalement de caractère administratif. Le chancelier est par le fait même notaire et secrétaire de la curie (CIC, Can 482, § 3).

 

Comme le précise le CIC, Can. 484, l’office de notaire au sein de la Curie est de :

1. Rédiger les actes et les documents juridiques concernant les décrets, les ordonnances, les obligations ou d’autres actes qui requièrent ce service ;
2. Certifier en tant que notaire les documents au sein du Diocèse ;
3. Dresser fidèlement par écrit les procès –verbaux des affaires et signer avec la mention du lieu, du jour, du mois et de l’année ;
4. Fournir, en observant les règles, les actes ou les documents tirés des registres et légitimement réclamés, et de déclarer la conformité de leurs copies à l’original ;
5. Conserver ou superviser la conservation des documents concernent le Diocèse ou les paroisses (486 § 1) dans un lieu sécurisé, un coffre-fort de préférence parfaitement clos pour les documents à caractères secret et auquel seul l’Evêque a accès ;
6. Dresser un inventaire ou catalogue des documents contenus dans les archives avec un bref résumé de chaque pièce ;
7. Chaque année, détruire les documents des causes criminelles en matière de mœurs dont les coupables sont morts, ou qui ont achevées par une sentence de condamnation datant de dix ans avec bref résumé du fait avec le texte de la sentence définitive et conservé ;
8. Sous la supervision de l’Evêque, veiller à ce que soient aussi conservés les actes et les documents des archives des églises cathédrales, paroissiales et des autres églises se trouvant sur son territoire, et que soient établis en deux exemplaires les inventaires ou catalogues dont l’un sera conservé dans leurs archives propres, l’autre dans les archives diocésaines (CIC, Can. 491 § 1) ;
9. Veiller encore à ce qu’il y ait dans le Diocèse des archives historiques et qu’y soient conservées soigneusement et rangées systématiquement les documents ayant une valeur historique ;
10. Superviser la consultation des documents ci-haut cités ;
11. Traiter en première instance les litiges en matière de droit survenant entre le Diocèse et des tiers, en vue de permettre à l’Evêque de prendre des décisions appropriées.

« En principe, toutes activités pastorales de l’Evêque doivent laisser une trace écrite, audiovisuelle et/ou visuelle. Pour cela, il sera souhaitable que le chancelier rédige quelques lignes sur les visites (reçues ou effectuées), les réunions, les sessions (en précisant l’heure, la date, l’objet…) présidées par l’Evêque. Aussi, les homélies et les discours de l’Evêque doivent être gardés à la chancellerie, car au moment opportun, le Bureau ayant la Coordination pastorale dans ses attributions ou la commission de la communication pourront demander à la chancellerie de mettre à leur disposition ces écrits pour, soit communiquer aux fidèles une vision panoramique des activités de l’Evêque, soit rédiger un ouvrage sur tel ou tel thème en s’inspirant des homélies et les discours de l’Evêque ».